ทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วย 5 วิธีทำงาน

ท่ามกลางสังคมที่เติบโตอย่างรวดเร็วและเติบโตอย่างรวดเร็ว ประสิทธิภาพการทำงาน หลายคนเชื่อว่าพวกเขารู้สึกว่าจำเป็นต้องมีเวลามากกว่า 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน เพราะรู้สึกว่าไม่ค่อยมีเวลาทำงานทั้งที่งานยุ่งทั้งวัน เมื่องานไม่เสร็จ ความเครียดก็จะเริ่มส่งผลกระทบต่องานในอนาคต ส่งผลเสียต่อสุขภาพจิตและประสิทธิภาพในระยะยาวในที่สุด

        ประเด็นและเป้าหมายที่คนสนใจต้องการพัฒนาจึงเป็นประสิทธิภาพในการทำงาน เพื่อให้ใช้เวลาคุ้มค่าและได้งานที่มีคุณภาพ แต่การทำงานเป็นเวลานานไม่ได้แปลว่าได้งานที่มีประสิทธิผลเสมอไป และการทำงานมากไม่ได้หมายถึงการทำงานที่สำคัญ สิ่งที่เราต้องเข้าใจก่อนคือประสิทธิภาพนั้นวัดจากอะไร? และเรารู้ได้อย่างไรว่าเราทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น?

ประสิทธิภาพการทำงาน ให้ดีขึ้น

        ประสิทธิภาพที่หลายคนพูดถึงคือการวัดว่าเราทำได้ดีและถูกต้องแค่ไหนในวิธีที่ดีที่สุด และงานที่ทำสำเร็จลุล่วงทั้งบริษัทและเป้าหมายของบริษัท ซึ่งต้องคำนึงถึงทั้งความพยายามที่เราทุ่มเทในการทำงาน เช่น เวลาและพลังงาน (หรือวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต หากมองจากมุมอุตสาหกรรม) และการผลิตหรือผลลัพธ์ที่มีปริมาณและคุณภาพมาก เป้าหมายของงานที่ถือว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุดวัดกันที่

        – ใช้เวลาน้อยที่สุด

        – การสูญเสียพลังงานน้อยที่สุด

        – ผลลัพธ์มีคุณภาพและปริมาณสูงสุด

        การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานจึงเน้นการทำงานให้เร็วขึ้น มีความสามารถมากขึ้นและผลเป็นที่น่าพอใจมากขึ้น ซึ่งจริงๆ แล้ว งานต่างๆ มีข้อ จำกัด ที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะเรื่องเวลา เช่น พนักงานออฟฟิศที่มีชั่วโมงการทำงานที่แน่นอน และฟรีแลนซ์ที่จัดการตลอดเวลา สิ่งสำคัญคือต้องปรับวิธีทำงานของคุณและเรียนรู้ที่จะทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

        ในบทความนี้เราขอแนะนำ 5 วิธีในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะทำงานอะไร ที่ไหน และเวลาที่แน่นอนหรือไม่

1. เริ่มวางแผนตารางเวลาของคุณ

        เมื่อได้รับงานทั้งระยะสั้นและระยะยาว สิ่งแรกที่ควรทำคือ วางแผนงาน โดยแบ่งงานและจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่นมีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีอิทธิพลต่อเป้าหมายของคุณและบริษัท

จัดลำดับความสำคัญ

        มีหลายวิธีในการจัดลำดับความสำคัญของงาน แต่รุ่นที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ Eisenhower Matrix หรือ Urgent-Important Matrix ซึ่งแบ่งงานออกเป็น 4 ส่วนตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนตามที่แสดงในภาพ

        จะเห็นได้ว่าแต่ละงานมีความสำคัญต่างกัน และมันส่งผลต่อชีวิตของคุณเช่นเดียวกัน เช่น ถ้าคุณเป็นพนักงานขาย การตรวจสอบอีเมลไม่สำคัญเท่ากับการเตรียมหน้าเสนอขายอย่างแน่นอน แต่หลายคนยังคงใช้เวลามากมายในการเช็คอีเมลระหว่างวัน ดังนั้นความสำคัญที่เราควรมองจริงๆ คือ งานที่ส่งผลต่อการพัฒนาอาชีพ ไม่ใช่งานที่ทำเสร็จแล้ว แต่ไม่มีผลการประเมินที่สำคัญต่อองค์กรและตัวเอง

2. เรียนรู้ “ด้วยตัวเอง”

        การวางแผนที่ดีต้องมาพร้อมกับการประเมินความสามารถของตนเอง เพราะถ้ากำหนดตารางเวลางานไหนจะใช้เวลาเท่าไหร่ แต่ไม่สามารถทำงานให้เสร็จได้ทันเวลา สิ่งที่ตามมาคือความเครียดที่สะสมมากขึ้นเรื่อยๆ มีความกดดันและความไม่พอใจในตัวเองมากขึ้นไปอีก นี่คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อให้เวลาของคุณเหมาะสมยิ่งขึ้น:

        – รู้ขอบเขต: แต่ละคนมีขอบเขตและข้อจำกัดในการทำงานที่แตกต่างกัน บางคนสามารถทำงานดึกและตื่นนอนได้โดยไม่เวียนหัว แต่หลายคนมักจะเบลอจากการทำงานล่วงเวลา จนวันรุ่งขึ้นไม่สดใส คิดอะไรไม่ออก ส่งผลให้สมองและพลังงานลดลงจนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพน้อยลง การรู้ขีด จำกัด ที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ

        – รู้เป้าหมายของคุณ: คนที่ดีที่สุดส่วนใหญ่รู้ว่าพวกเขากำลังทำงานเพื่ออะไร คำตอบใดที่ตอบโจทย์งานในอนาคตของคุณ? และรู้สึกมีแรงผลักดันในการทำงานอยู่เสมอ แม้จะหนีจากความเหนื่อยหน่ายได้ยาก แต่การมีเป้าหมายที่ชัดเจนในการทำงาน จะทำให้คุณกลับมาทำงานได้อย่างเป็นกลางและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

        ฉันเข้าใจตัวเอง เทคนิคการทำงานต่อไปที่คุณควรสนใจคือ

        – พักสมอง: การพูดเกินจริงในที่ทำงานอาจนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายและสร้างความเครียดได้ ดังนั้นคุณควรหยุดพักระหว่างการทำงานเพื่อทำให้สมองและการมองเห็นของคุณสดชื่น ก่อนที่คุณจะพร้อมสำหรับวันถัดไป

        – เป็นที่รู้จักสำหรับการปฏิเสธ: การปฏิเสธที่นี่ไม่ได้หมายถึงการปฏิเสธงานใด ๆ แต่เลือกงานและเวลาที่เหมาะสม เพราะบางครั้งเมื่อเพื่อนร่วมงานขอให้คุณช่วยงานและบอกว่าเป็นเรื่องเร่งด่วน อันที่จริงมันอาจจะไม่เร่งด่วนขนาดนั้นก็ได้ ในกรณีนี้ เป็นการดีกว่าสำหรับความต่อเนื่องและประสิทธิภาพที่จะขอเวลาเพิ่มอีก 15 นาทีเพื่อทำงานปัจจุบันให้เสร็จ

3. สภาพแวดล้อมในการทำงาน

        มีสิ่งรบกวนสมาธิมากมายในที่ทำงานที่คุณไม่สามารถเลือกได้ เพื่อนร่วมงานทั้งสองกำลังพูดคุยทางโทรศัพท์เพื่อแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดียหรือเสียงประกาศใด ๆ ซึ่งง่ายต่อการเบี่ยงเบนความสนใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีสมาธิกับงานอย่างเต็มที่ การกลับมาโฟกัสอีกครั้งนั้นยากยิ่งกว่า การปรับสภาพแวดล้อมโดยตัดสิ่งรบกวนออกจะช่วยให้คุณมีสมาธิมากขึ้น เช่น การลงทุนในหูฟังตัดเสียงรบกวน ปิดการแจ้งเตือนทางโทรศัพท์ชั่วคราวและทิ้งอีเมล ฯลฯ

        นอกจากนี้ การเลือกพื้นที่ทำงานและการจัดโต๊ะสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ เพราะคุณไม่ต้องเสียเวลาค้นหากองเอกสารบนเดสก์ท็อปหรือค้นหาไฟล์บนหน้าจอเดสก์ท็อปที่รก นอกจากจะทำให้เสียสมาธิน้อยลงและทำให้สร้างสรรค์ได้ง่ายขึ้นแล้ว HUBBA ยังเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสมอีกด้วย ด้วยบริการที่หลากหลาย รวมถึงสถานที่ทำงานส่วนตัว ห้องประชุม หรือพื้นที่สาธารณะที่คุณสามารถเลือกได้

4. สมาธิและโฟกัส

        วิธีเพิ่มความสามารถในการโฟกัสนอกเหนือจากการตัดสิ่งรอบข้าง ยังมีวิธีที่จะช่วยพัฒนาสมองและจิตสำนึกที่ตามมา

        – นั่งสมาธิ : การทำสมาธิในช่วงเวลาสั้น ๆ ทำให้คุณตระหนัก เพิ่มความสามารถในการโฟกัสทำให้ฟุ้งซ่านได้ง่ายและสามารถนั่งทำงานได้นานขึ้น

        – นอนหลับให้เพียงพอ: การนอนหลับเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อสมองและความสด พยายามสังเกตวันที่เตียงไม่เพียงพอ สมองอาจหมองคล้ำ ไม่สดใส ทำให้คิดเรื่องงานยากด้วย

        – การออกกำลังกาย: การออกกำลังกายช่วยให้ร่างกายตื่นตัวและได้พักผ่อน ทำให้สามารถทำงานได้อย่างแข็งขันมากขึ้น

        – กินให้ดี: อาหารมีบทบาทสำคัญในการเพิ่มพลังสมองและส่งผลต่อกิจกรรมประจำวันของคุณ เพราะอาหารบางชนิด เช่น Junk Food ต้องใช้พลังงานในการย่อยเป็นจำนวนมาก ทำให้อ่อนเพลียเร็วกว่าการกินผักผลไม้ นอกจากนี้ยังมีแนวโน้มด้านอาหารที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น IF (Intermittent Fasting) หรือการรับประทานอาหารที่จำกัดเวลา

5. สื่อสาร

        หลายครั้งที่เราคุยกับเพื่อนหรือเจ้านาย และเราไม่เข้าใจชัดเจนเพียงพอ หรือติดต่อมาเข้าใจผิดว่างานไม่เป็นไปตามที่ต้องการ เราต้องเสียเวลาไปมากกับการแก้งานใหม่อีกครั้ง ด้วยเหตุนี้ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ในปัจจุบันยังมีการพัฒนาเครื่องมือหลายอย่างเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสาร เช่น เครื่องมือการจัดการโครงการ ซึ่งช่วยให้ทั้งทีมเห็นภาพงานที่ทำพร้อมกัน หากมีข้อสงสัย สามารถสอบถามทางออนไลน์ได้ง่ายขึ้น